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          如何利用OA系統實(shí)現項目管理

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             辦公自動(dòng)化(Office Automation,簡(jiǎn)稱(chēng)OA),是將計算機、通信等現代化技術(shù)運用到傳統辦公方式,進(jìn)而形成的一種新型辦公方式。辦公自動(dòng)化利用現代化設備和信息化技術(shù),代替辦公人員傳統的部分手動(dòng)或重復性業(yè)務(wù)活動(dòng),優(yōu)質(zhì)而高效地處理辦公事務(wù)和業(yè)務(wù)信息,實(shí)現對信息資源的高效利用,進(jìn)而達到提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的,最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。

            一、OA系統項目管理系統的區別

            隨著(zhù)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應用,企業(yè)信息化已成為品牌實(shí)現可持續化發(fā)展和提高市場(chǎng)競爭力的重要保障。

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            1、目標側重點(diǎn)不一樣

            OA系統主要面向企業(yè)的日常運營(yíng)和管理,側重目標是幫助企業(yè)提高辦公效率,實(shí)現企業(yè)的無(wú)紙化辦公;通常情況下,企業(yè)的所有員工都可以使用OA系統。而項目管理系統主要面向企業(yè)的項目管理,側重目標是在有限的資源約束下,運用系統的觀(guān)點(diǎn)、方法和理論,對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理,為企業(yè)創(chuàng )造新的價(jià)值增長(cháng)點(diǎn);一般是項目管理者和項目參與人員使用的系統。

            2、系統功能不同

            目前市場(chǎng)上的OA系統,一般包括任務(wù)協(xié)作、審批流程管理、費用報銷(xiāo)、考勤管理、辦公用品管理、個(gè)人日程、工作報告、通知公告等功能,這些功能都是工具型的協(xié)作功能,沒(méi)有特定的業(yè)務(wù)邏輯。

            項目管理系統則不同,項目管理系統一般都是基于一套成熟的管理理論來(lái)研發(fā)的,目前比較主流的項目管理理論有“項目管理知識體系指南(PMBOK指南)”和“受控環(huán)境下的項目管理(PRINCEII)”。市面上大部分項目管理系統都是基于PMBOK理論研發(fā)的,它涵蓋了項目啟動(dòng)、規劃、執行、監控和收尾五大過(guò)程的管理,包含了項目立項管理、計劃管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、采購管理、風(fēng)險管理等有特定業(yè)務(wù)邏輯的功能。和OA系統相比,項目管理系統更面向特定的使用人群,功能也更專(zhuān)業(yè)。

            3、使用系統的投入不一樣

            對大多數企業(yè)來(lái)講,OA系統的普及度較高,價(jià)格比較低廉,企業(yè)決策成本較低,系統推行起來(lái)比較快,易于操作,一般不用進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓。而項目管理系統在推行前則需要進(jìn)行一定的普及教育、需求梳理以及必要的培訓才能使用。

            二、如何利用OA系統實(shí)現項目管理

            企業(yè)辦公中,有大量事項需要跨部門(mén)協(xié)作,并且需要較長(cháng)一段時(shí)間才能完成,此類(lèi)事項多采用項目管理的方式進(jìn)行,因項目的周期長(cháng)、涉及到的人員多、而且所涉及到的事項和管理內容繁雜,故而工作效率一般不高。借助信息化的方式,工作效率會(huì )有很大提升,泛普軟件OA系統能夠幫助企業(yè)進(jìn)行項目管理。

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            1、項目權限控制

            OA系統支持項目負責人具有配置項目的權限,相關(guān)人員只有查看項目信息的權限。

            2、項目進(jìn)度管理

            泛普軟件OA系統可以對整個(gè)項目的工作時(shí)間、人員安排進(jìn)行全面分析,實(shí)現對項目進(jìn)度的監控,幫助項目組 成員,找出影響項目進(jìn)度的因素以及時(shí)進(jìn)行調整。

            3、項目文檔

            泛普軟件OA系統能夠對企業(yè)創(chuàng )建的所有項目,進(jìn)行有序的分類(lèi)管理, 讓企業(yè)員工一目了然地看到企業(yè)目前所存在的項目, 也讓項目管理者的項目控制工作更加輕松。

            4、項目協(xié)作

            OA系統的協(xié)同性可保證在項目的進(jìn)展過(guò)程中,各個(gè)合作伙伴保持即時(shí)的、緊密的聯(lián)系,包括項目任務(wù)的分派和協(xié)作、知識信息的共享、網(wǎng)絡(luò )會(huì )議和即時(shí)通信的利用等。

            OA系統能夠對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程管控、對項目信息進(jìn)行全方位跟進(jìn)、對項目執行情況進(jìn)行綜合查詢(xún)、對項目進(jìn)度進(jìn)行跟進(jìn)督辦,進(jìn)而真正提高工作效率與執行力度。

          發(fā)布:2022-06-07 16:58    編輯:泛普軟件 · fuhuachao    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]

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