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          會議管理

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          會議管理

            業務說明:會議管理是為了保證會議的正常進行并提高會議的效率,而對會議的籌備、組織、保障等工作的一種有效的協調;會議是解決問題的手段之一,是領導工作的一種重要方式,作為行政人員,應該認識到會議的重要性,正確的運用會議這一手段進行管理

            管理痛點

            1、會議無統一格式,會議多,反復討論同一議題

            2、會議準備不足,參會人未提前知曉匯報材料;

            3、會議紀律未貫徹,會議無故缺席、遲到等

            4、管理無序,整體沒有節奏,參會人權責不明確

          一、會議室

            業務說明:會議室,開會用的房間,可以用于召開學術報告、會議、培訓、組織活動和接待客人等。

            1、功能:對企業內部的會議室進行登記,方便會議安排

            2、操作說明

            (1)、【錄入數據】→【保存】:錄入會議室編號、會議室名稱、會議室位置、可容納人數、是否多功能、啟用狀態等以上信息,并上傳相關的附件

            (2)、保存且新增:將當前會議室表單的數據錄入后,點擊保存且新增,系統就會同時保存已錄入的數據并轉到新的頁面,可以再次重新增加數據

            (3)、定位:點擊定位,通過輸入查詢條件就可以查詢會議室單據詳細情況。比如:要查詢一個會議室的情況,在查詢條件那里輸入會議編號或者會議室名稱,然后點擊確定,就可以查詢到該會議室詳細單據

            (4)、協同按鈕:點擊協同按鈕,可以快速的查詢與會議室信息相關的列表和報表

            (5)、表單左上角的按鈕作用,如下圖所示

            注: 表單中有紅色*號的字段為必填字段

            圖一:

            圖二:

            會議室列表

            業務說明:會議室,開會用的房間

            1、功能

            (1)、通過關鍵字段可以查詢到相關會議室,方便會議室使用的安排

            (2)、也可通過列表中藍色字體的字段,比如:會議室編號、會議室名稱、會議室位置等可查詢會議室的詳細表單數據

            2、操作

            (1)、查詢:點擊查詢按鈕,在出現的這個查詢條件的界面中,我們可以對當前會議室列表進行主題的篩選查詢,或者對會議室列表中的的經辦人進行查詢,這樣領導就可以更加方便的根據會議室列表,對會議室的信息進行查詢與分析

            (2)、查詢方案:將經常查詢的條件選擇好后,輸入方案名稱,就可以點擊保存方案,有助于下次查詢的時候直接快速點擊查詢的方案,就不用再次選擇條件

            (3)、修改:選擇要修改內容前的序號,再點擊修改即可。比如:要修改一個會議室的信息,選擇該主題前的序號,然后再點擊修改即可;或者雙擊該會議室編號也可以進行修改

            (4)、打?。褐苯狱c擊打印,還可以設置打印的頁面,比如:對當前會議室列表打印的紙張自定義,或者只打印列表上的編號、名稱這兩列

            (5)、輸出:如果當前會議室列表的模板不是自己想要的,可以點擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦,對列表進行第二次自定義的修改

            (6)、列表中左上角的按鈕作用,如下圖所示

            圖一:

            圖二:

            會議室查詢

            業務說明:會議室,開會用的房間

            1、功能

            (1)、通過關鍵字段可以查詢到相關會議室,方便會議室使用的安排

            (2)、也可通過報表中藍色字體的字段,比如:會議室編號、會議室名稱、會議室位置等可查詢會議室的詳細表單數據

            2、操作

            (1)、查詢:點擊查詢按鈕,在出現的這個查詢條件的界面中,我們可以對當前會議室報表進行主題的篩選查詢,或者對會議室報表中的的經辦人進行查詢,這樣領導就可以更加方便的根據會議室報表,對會議室的信息進行查詢與分析

            (2)、查詢方案:將經常查詢的條件選擇好后,輸入方案名稱,就可以點擊保存方案,有助于下次查詢的時候直接快速點擊查詢的方案,就不用再次選擇條件

            (3)、打?。褐苯狱c擊打印,還可以設置打印的頁面,比如:對當前會議室報表打印的紙張自定義,或者只打印報表上的編號、名稱這兩列

            (4)、輸出:如果當前會議室報表的模板不是自己想要的,可以點擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦,對報表進行第二次自定義的修改

            (5)、報表中左上角的按鈕作用,如下圖所示

            圖一:

            圖二:

          二、會議通知

            業務說明:上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應用文

            1、功能:通過相關字段將公司內部會議的通知進行錄入

            2、操作說明

            (1)、【錄入數據】→【保存】:錄入通知編號、會議類型、會議地點、召集人、召開部門、會議狀態、與會人員、開始日期、開始時間、時長、會議主題、主持人、會議議題、資料準備、會議內容、填寫人、當前日期等以上信息,并上傳相關的附件

            (2)、保存且新增:將當前會議通知表單的數據錄入后,點擊保存且新增,系統就會同時保存已錄入的數據并轉到新的頁面,可以再次重新增加數據

            (3)、定位:點擊定位,通過輸入查詢條件就可以查詢會議通知單據詳細情況。比如:要查詢一個會議通知的情況,在查詢條件那里輸通知編號或者類型,然后點擊確定,就可以查詢到該會議通知詳細單據

            (4)、協同按鈕:點擊協同按鈕,可以快速的查詢與會議通知信息相關的列表和報表

            (5)、表單左上角的按鈕作用,如下圖所示

            注: 表單中有紅色*號的字段為必填字段

            圖一:

            圖二:

            會議通知列表

            業務說明:上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應用文

            1、功能

            (1)、可通過相關字段查詢每次會議通知的內容

            (2)、也可通過列表中藍色字體的字段,比如:通知編號、會議類型、召開部門、填寫人等可查詢會議通知的詳細表單數據

            2、操作

            (1)、查詢:點擊查詢按鈕,在出現的這個查詢條件的界面中,我們可以對當前會議通知列表進行主題的篩選查詢,或者對會議通知列表中的的填寫人進行查詢,這樣領導就可以更加方便的根據會議通知列表,對會議通知的信息進行查詢與分析

            (2)、查詢方案:將經常查詢的條件選擇好后,輸入方案名稱,就可以點擊保存方案,有助于下次查詢的時候直接快速點擊查詢的方案,就不用再次選擇條件

            (3)、修改:選擇要修改內容前的序號,再點擊修改即可。比如:要修改一個會議通知的信息,選擇該主題前的序號,然后再點擊修改即可;或者雙擊該會議通知編號也可以進行修改

            (4)、打?。褐苯狱c擊打印,還可以設置打印的頁面,比如:對當前會議通知列表打印的紙張自定義,或者只打印列表上的編號、會議類型這兩列

            (5)、輸出:如果當前會議通知列表的模板不是自己想要的,可以點擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦,對列表進行第二次自定義的修改

            (6)、列表中左上角的按鈕作用,如下圖所示

            圖一:

            圖二:

            會議通知查詢

            業務說明:上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應用文

            1、功能

            (1)、可通過相關字段查詢每次會議通知的內容

            (2)、也可通過報表中藍色字體的字段,比如:通知編號、會議類型、召開部門、填寫人等可查詢會議通知的詳細表單數據

            2、操作

            (1)、查詢:點擊查詢按鈕,在出現的這個查詢條件的界面中,我們可以對當前會議通知報表進行主題的篩選查詢,或者對會議通知報表中的的填寫人進行查詢,這樣領導就可以更加方便的根據會議通知報表,對會議通知的信息進行查詢與分析

            (2)、查詢方案:將經常查詢的條件選擇好后,輸入方案名稱,就可以點擊保存方案,有助于下次查詢的時候直接快速點擊查詢的方案,就不用再次選擇條件

            (3)、打?。褐苯狱c擊打印,還可以設置打印的頁面,比如:對當前會議通知報表打印的紙張自定義,或者只打印報表上的編號、會議類型這兩列

            (4)、輸出:如果當前會議通知報表的模板不是自己想要的,可以點擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦,對報表進行第二次自定義的修改

            (5)、報表中左上角的按鈕作用,如下圖所示

            圖一:

            圖二:

          三、會議記錄

            業務說明:是指在會議過程中,由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來,就形成了會議記錄,大限度地再現會議情境的保證

            1、功能:通過會議通話單號、召開部門、主持人等字段將每次的會議內容對應的進行登記以及記錄

            2、操作說明

            (1)、【錄入數據】→【保存】:錄入記錄編號、會議通知單號、會議地點、召集人、召開部門、主持人、與會人員、開始日期、開始時間、時長、會議主題、會議類型、會議議題、會議內容、通知人、通知時間、記錄人、記錄時間、備注等以上信息,并上傳相關的附件

            (2)、保存且新增:將當前會議記錄表單的數據錄入后,點擊保存且新增,系統就會同時保存已錄入的數據并轉到新的頁面,可以再次重新增加數據

            (3)、定位:點擊定位,通過輸入查詢條件就可以查詢會議記錄單據詳細情況。比如:要查詢一個會議記錄的情況,在查詢條件那里輸入單號或者地點,然后點擊確定,就可以查詢到該會議記錄詳細單據

            (4)、協同按鈕:點擊協同按鈕,可以快速的查詢與會議記錄信息相關的列表和報表

            (5)、表單左上角的按鈕作用,如下圖所示

            注: 表單中有紅色*號的字段為必填字段

            圖一:

            圖二:

            會議記錄列表

            業務說明:是指在會議過程中,由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來,就形成了會議記錄,大限度地再現會議情境的保證

            1、功能

            (1)、通過會議通話單號、召開部門、主持人等字段對每次的會議內容對應的進行查詢

            (2)、也可通過列表中藍色字體的字段,比如:會議記錄編號、會議通知單號、召開部門、主持人等可查詢會議記錄的詳細表單數據

            2、操作

            (1)、查詢:點擊查詢按鈕,在出現的這個查詢條件的界面中,我們可以對當前會議記錄列表進行主題的篩選查詢,或者對會議記錄列表中的的主持人進行查詢,這樣領導就可以更加方便的根據會議記錄列表,對會議記錄的信息進行查詢與分析

            (2)、查詢方案:將經常查詢的條件選擇好后,輸入方案名稱,就可以點擊保存方案,有助于下次查詢的時候直接快速點擊查詢的方案,就不用再次選擇條件

            (3)、修改:選擇要修改內容前的序號,再點擊修改即可。比如:要修改一個會議記錄的信息,選擇該主題前的序號,然后再點擊修改即可;或者雙擊該會議記錄編號也可以進行修改

            (4)、打?。褐苯狱c擊打印,還可以設置打印的頁面,比如:對當前會議記錄列表打印的紙張自定義,或者只打印列表上的編號、通知單號這兩列

            (5)、輸出:如果當前會議記錄列表的模板不是自己想要的,可以點擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦,對列表進行第二次自定義的修改

            (6)、列表中左上角的按鈕作用,如下圖所示

            圖一:

            圖二:

            會議記錄查詢

            業務說明:是指在會議過程中,由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來,就形成了會議記錄,大限度地再現會議情境的保證

            1、功能

            (1)、通過會議通話單號、召開部門、主持人等字段對每次的會議內容對應的進行查詢

            (2)、也可通過報表中藍色字體的字段,比如:會議記錄編號、會議通知單號、召開部門、主持人等可查詢會議記錄的詳細表單數據

            2、操作

            (1)、查詢:點擊查詢按鈕,在出現的這個查詢條件的界面中,我們可以對當前會議記錄報表進行主題的篩選查詢,或者對會議記錄報表中的的主持人進行查詢,這樣領導就可以更加方便的根據會議記錄報表,對會議記錄的信息進行查詢與分析

            (2)、查詢方案:將經常查詢的條件選擇好后,輸入方案名稱,就可以點擊保存方案,有助于下次查詢的時候直接快速點擊查詢的方案,就不用再次選擇條件

            (3)、打?。褐苯狱c擊打印,還可以設置打印的頁面,比如:對當前會議記錄報表打印的紙張自定義,或者只打印報表上的編號、通知單號這兩列

            (4)、輸出:如果當前會議記錄報表的模板不是自己想要的,可以點擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦,對報表進行第二次自定義的修改

            (5)、報表中左上角的按鈕作用,如下圖所示

            圖一:

            圖二:

          發布:2007-02-14 11:20    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關閉]
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