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          公文管理

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             一、國內80%的企業在公文管理中遇到的問題

            1、在部分企業中,公文的填寫沒有規范的格式,不方便后續人員進行辦理,也不利于查詢。

            2、與公文相關的資料文件都是以紙質版的形式存在,在進行傳閱的過程中,容易出現遺失的情況,并且想要查賬都十分不便。

            3、公文的辦理需要多人員經手,在傳統的辦公下,公文辦理受地域和時間影響大,如果辦理人不在辦公室,就會耽誤辦理進度。

            4、公文的安全性沒得保障,傳遞的過程中其他人可能打開看了,造成信息泄露。

            5、需要辦理的公文太多,有時候可能桌子上文件堆放過多,而將某個公文遺漏或者搞混淆。

            6、公文過多,不知道哪些公文比較緊急需要優先處理,必須挨個挨個打開查看,耽誤辦理效率。

            7、需要自己辦理公文的時候就辦理,自己辦理完后就不知道其他人是否辦理了,也不能什么時候能辦理,能開始執行。

            8、作為公司的領導,不能及時全面的了解企業所有公文內容以及辦理情況。

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            二、系統中公文管理的管控點及作用

            1、提供提供規范化的公文格式,對公文標題、密級程度、緊急程度、主送、抄送、公文內容等信息進行規范化的填寫,形成統一的格式,方便后續辦理人查看和辦理,也方便查賬。

            2、可以將與公文相關的資料文件通過附件的形式上傳到系統中,只要提交單據后,其他辦理人就可以查看相關附件信息了,避免了公文在傳閱過程中出現資料遺失的情況,同時電子化的辦理流程也能提高辦理效率。

            3、在系統中選擇了主送和抄送之后,相關公文只會傳遞給對應人員,其他人員就看不到,保證了公文的安全性。

            4、系統提供待辦公文列表,可以看到自己所有待辦,并且還可以按照緊急程度進行篩選,方便及時處理緊急公文,保證工作安排的合理性。

            5、在系統的已辦公文列表中還可以查看到自己辦理完畢的公文的后續處理情況。

            6、作為公司的最高領導,可以通過公文監控來查看企業所有的公文內容以及辦理情況,碰到辦理過慢的情況還可以及時催辦。

            三、系統中的公文管理單據及列表

            在泛普企業管理系統中,通過發起公文、我的公文、待辦公文、已辦公文、已收公文、公文監控單據和列表來實現全方位的公文管理。下面是對應單據、列表的行業樣張展示:

            1、發起公文

          發起公文

            2、我的公文

          我的公文

            3、待辦公文

          待辦公文

            4、已辦公文

          已辦公文

            5、已收公文

          已收公文

            6、公文監控

          公文監控
          發布:2007-02-11 18:17    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關閉]
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