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          辦公用品

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             一、國內80%的企業在辦公用品中遇到的問題

            1、部分企業對辦公用品管理比較松散,沒有形成規范的辦公用品信息庫,還停留在簡單的登記出入庫臺賬的層面。

            2、在傳統的辦公模式下,企業對辦公用品購買和領用的記錄一般是通過紙質方式進行登記,時間一長,數據也就越多,密密麻麻的信息想去查賬都十分困難。

            3、部分企業在辦公用品在入庫的時候缺少相關的辦理人簽字手續,事后發現數量不對或者質量問題時,找不到負責人。

            4、部分企業對辦公用品的使用缺乏動態監管,不了解其使用情況,沒有責任到各部門或者責任到人,給貪污、私自挪用制造了機會,同時浪費現象也比較嚴重。

            5、領導如果想知道辦公用品一共入庫了多少、領用了多少、結存多少,還必須讓辦公用品管理人員臨時去統計一張報表出來,辦公用品管理員又要翻查各種賬本計算匯總,效率十分低并且還可能出錯。

            

          辦公用品管理.png

            二、系統中辦公用品的管控點及作用

            1、在系統中,首先對辦公用品進行分類管理,然后建立完善的辦公用品信息庫,為后續臺賬的登記提供基礎信息,也方便掌握企業所有的辦公用品。

            2、系統提供電子化、自動化的管理模式,在系統中,可以對辦公用品的入庫和申請信息進行登記,然后系統自動形成電子數據臺賬,保證數據的完整性,需要查賬的時候通過簡單的篩選條件即可快速查找,大大提高了辦公效率。

            3、在辦理入庫的時候,可以將入庫經辦人簽字手續拍照后上傳到附件中,既方便原始資料的保存,也方便在事后出現入庫問題的時候快速找到負責人。

            4、在辦公用品申請單中,可以對領用人、用途進行登記,還可以選擇是個人使用還是部門使用,做到每次出庫落實到位。并且還能對辦公用品申請單設置多級審批,各部門相關經辦人一一簽字,互相監督,避免出現貪污和私自挪用的現象。

            5、系統提供自動化的辦公用品查詢報表,可以統計所有辦公用品的入庫數量、領用數量、剩余數量,當領導需要查看的時候直接打開報表即可獲取最新數據,也大大減少了手工計算匯總的弊端。

            三、系統中的辦公用品單據及列表

            在泛普企業管理系統中,通過辦公用品分類、辦公用品信息、辦公用品入庫、辦公用品申請單據和列表來實現全方位的辦公用品。下面是對應單據、列表的行業樣張展示:

            1、辦公用品分類

          辦公用品管理.png
          辦公用品分類列表

            2、辦公用品信息

          辦公用品信息
          辦公用品信息列表

            3、辦公用品入庫

          辦公用品入庫
          辦公用品入庫列表

            4、辦公用品申請

          辦公用品申請
          辦公用品申請列表

            5、辦公用品查詢報表

          辦公用品查詢報表
          發布:2007-02-11 18:20    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關閉]
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